「フリーランスになぜ領収書が必要なのかわからない」
「領収書の管理が煩雑すぎる。なんとかならないか？」
このようなことで困っていませんか？
フリーランスになると、会社員時代には必要なかった作業が増えます。
そのうちの一つが領収書の管理。
この記事では領収書が必要な理由、経費として計上できるもの、そして領収書や請求書の管理方法を解説します。
フリーランスになろうとしている方や、領収書や請求書を管理する理由がわからない方はぜひ最後まで読んでみてください。
目次
フリーランス初心者が陥る領収書の悩み
フリーランスにとって領収書の管理は悩みの一つかもしれません。
どれが経費になるのかわからない、あのとき買った物品の領収書がない、など困りごとは尽きません。
確定申告に領収書が必要な理由
確定申告に領収書が必要な理由は、税額計算に必要となる経費の根拠となるからです。
たとえば、売上600万円、経費150万円、税率20％の場合の税額は次のように計算できます。
売上（600万円）− 経費（150万円） ＝ 所得（450万円）
所得（450万円）✕ 税率（20％） ＝ 税額（ 90万円）
仮に経費を計上しなかった場合は、所得が600万円となり税額は120万円となります。
経費と計上しない場合と比較して、税額が30万円も安くなるのです。
実際には税率は所得によって変わります。また、医療費などの控除はここでは省略しています。
【受領編①】フリーランスはどこまで経費で落とせるの？
フリーランスが経費で落とせるのは事業に必要なものです。反対に考えると、事業をやっていなければ必要なかったものとなります。
たとえばライターの場合、次のようなものが経費となります。
- PC
- PCソフト（Microsoft Wordなど）
- 机
- 椅子
- カメラ
- ICレコーダー
- ライディングスクールの費用
いずれも事業でしか使わない場合は、全額を経費として計上できます。ただし、次のような場合は家事按分をする必要があります。（※1）
- 家賃
- 光熱費
- 自動車にかかる費用
- マートフォンやインターネットの通信費
家事按分とは、事業に使用する分（経費）と個人（プライベート）で使用する分を一定の割合でわけることです。割合はとくに法律で決まっているわけではなく、使用時間や使用面積（家賃などの場合）で分けるのが一般的。労働時間や仕事部屋の面積など根拠のある数字を使って割合を決める必要があります。
また、自動車など10万円を超える物品の購入については減価償却という会計処理を行います。減価償却とは購入金額を物品により決まっている耐用年数で割り返して、（会計上は）月々負担していくという考え方です。（実際のお金の流れと異なる）
しかし、青色申告の場合は1点（1組）につき30万円以下の場合は、購入年度に一括で経費処理できる特例（少額減価償却資産の特例）があります。
一方、次のようなものは経費にはなりません。
- 医療費
- 健康診断
- 社会保険料
医療費は経費になりません。しかし、年額10万円を超えた場合は控除の対象となります。
控除とは所得を計算するときに、経費と同様に売上から引くものです。
また、個人の場合は健康診断の費用や社会保険料も経費になりません。しかし、法人の場合は従業員に受けさせる健康診断の費用や、会社負担分の社会保険料は経費になります。
対象外のものを申告すると脱税となり、申告漏れがあると節税効果が薄れてしまいます。
用途と事例をよく確認し、過不足なく経費を計上するようにしましょう。
（※1）国税庁「No.2210 やさしい必要経費の知識」より
【受領編②】領収書をもらい忘れた！レシートで代用できる？
領収書をもらい忘れた場合、レシートで代用できます。また、レシートの他にもクレジットカードの明細でも可能です。しかし、次の内容が記載されている必要があります。
- 購入したお店の名前
- 日付
- 商品やサービスの内容（お品代は好ましくない）
- 購入代金
- 購入者の氏名（上様は好ましくない）
また、慶弔金や自動販売機で購入した物品など、そもそも領収書をもらえないものもあります。その場合は、出金伝票を自身で作成して対応しましょう。
万が一領収書を紛失してしまった場合、まずは購入したお店に領収書の再発行をお願いしてみましょう。それが無理なら、クレジットカードの明細や出金伝票での代用を考えましょう。
【発行編】クライアントに請求書を発行するときの基本
クライアントに請求書を発行するときは、次の項目が記載されているか確認しましょう。
- 発行事業者（自身の名前）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の品目があればその旨も記載）
- 税額（税率ごとにわけて計算）
- 交付する事業者（クライアントの名称）
請求書も領収書と同様に7年間保管の義務があります。紙の請求書の場合は月毎や取引先毎にわかりやすく（後から探しやすく）保管するようにしましょう。
電子データでの保存も可能です。元の形態が紙でも電子データ化すれば、原本の保管は不要です。（※2）
ただし、データは消えることがあるため、バックアップはとっておくことをおすすめします。
また、案件によってはクライアントが用意する請求支払いシステム上で、請求書の発行・保管のサービスを利用できます。
（※2）国税庁「電子帳簿保存法の概要」より
大量の領収書、どうやって管理してる？
領収書の管理も請求書の管理と同様です。
以前は紙の領収書を電子データ化して保存する場合は許可が必要でしたが、現在は必要ありません。（※3）
また、2024（令和6）年1月1日以降の電子取引においては、電子データでの保存が必須となりますので注意が必要です。（※4）
（※3）国税庁「電子保存帳簿法が改正されました」より
（※4）国税庁「電子取引関係」より
インボイス制度で領収書はどう変わるのか？
2023（令和5）年10月1日よりインボイス制度（適格請求書等保存方式）がはじまります。インボイス制度の対象となるには事前登録が必要ですので、注意してください。
インボイス制度がはじまっても、領収書とは別の書類が必要になるわけではありません。
しかし、以下の情報が領収書に記載されている必要があります。
- 交付先（クライアントの名称）
- 取引年月日
- 適用税率（8％ or 10％）
- 登録番号
- 取引内容
- 率区分ごとの税額
上記の記載がないと、経費そのものは計上できても消費税の控除は受けられません。
自身が発行してもらう場合も、クライアントに発行する場合も必要事項が記載されているか確認しましょう。
また、インボイス制度への登録は任意です。登録していない事業者から発行された領収書には当然、上記の必要事項が記載されておらず、消費税の控除も受けられません。
ただし、次のような経過措置もありますので参考にしてください。（※5）
- 2023（令和5）年10月〜2026（令和8）年9月 ：80％の税額控除
- 2026（令和8）年10月〜2029（令和11）年9月：50％の税額控除
上記の経過措置は、インボイス制度に登録していない事業者から領収書を受け取った場合に受けられる控除です。
（※5）国税庁「（７）免税事業者等からの仕入れに係る経過措置」より
まとめ
この記事では、領収書が必要な理由、経費として計上できるもの、そして領収書や請求書の管理方法を解説しました。
領収書は経費計算の根拠として必要であり、事業に必要な支出は基本的に経費として計上できます。また、領収書や請求書の保管は従来は紙がメインでしたが、2024（令和6）年から電子取引の領収書においては電子保存が義務化されます。
領収書や請求書を正しく管理して、正しい節税を心がけましょう。
投稿者プロフィール
- 12年の会社員経験（メーカーの機械設計など）を経てフリーライターになりました。会社員の良さ、フリーランスの良さそれぞれを実際に体験しています。記事執筆の他にインタビュー、取材（写真撮影含む）もできます。
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